Une entreprise britannique spécialisée dans le commerce de produits médicaux faisait face à des défis croissants concernant ses obligations en matière de TVA dans l’Union européenne (UE). Ayant des transactions B2B dans plusieurs États membres, elle gérait plusieurs types de mouvements : livraisons directes depuis des fournisseurs de l’UE à des clients finaux dans l’UE, stockage dans certains pays de l’UE mais pas dans d’autres, et déplacements transfrontaliers fréquents entre le Royaume-Uni et l’UE.
Avec déjà trois immatriculations TVA en place, l’entreprise peinait à avoir une vision claire de ses obligations. L’équipe interne était submergée, et la complexité des opérations la mettait en situation de non-conformité potentielle.
Cette étude de cas montre comment MATHEZ COMPLIANCE a transformé les habitudes d’une entreprise en TVA pour assurer sa conformité et faciliter ses processus lors de commerce transfrontalier dans l’UE.
Le défi : quand plusieurs numéros de TVA deviennent un labyrinthe
L’entreprise se retrouvait avec une situation TVA complexe, qui, petit à petit, était devenue ingérable. Plusieurs numéros de TVA avaient été obtenus dans différents États membres ; mais sans compréhension claire de leur nécessité ni de leur usage. En pratique, l’entreprise devait jongler avec un patchwork d’enregistrements TVA dans l’UE, chacun correspondant à différents types de transactions, sans stratégie cohérente.
Selon le pays, l’entreprise utilisait ou non des plateformes de stockage locales, ce qui changeait sensiblement le régime TVA applicable à ses opérations. Elle pouvait traiter simultanément des acquisitions intracommunautaires et des livraisons de biens, des exportations ou encore des transactions domestiques. Pour chaque scénario, il fallait déterminer quel numéro TVA utiliser, et l’absence d’un cadre clair rendait chaque opération un casse-tête. Pour ne rien arranger, le traitement des transactions domestiques pourrait varier d’un État membre à un autre, ce qui ajouterait encore une couche d’incertitude au processus décisionnel.
Si une telle structure peut être avantageuse lorsqu’elle est bien gérée (par exemple, optimiser la trésorerie en achetant sans TVA), elle peut rapidement devenir dangereuse et coûteuse si elle n’est pas pleinement maîtrisée. Les risques comprenaient des délais de remboursement de la TVA très longs, voire une TVA irrécupérable dans les cas où les opérations étaient mal traitées. Chaque nouvelle opération est devenue une source de stress, d’incertitude et de perte financière potentielle.
Ce manque de clarté était d’autant plus critique que l’entreprise souhaitait poursuivre ses activités dans l’UE après le Brexit. Face à la complexité croissante et la peur de commettre des erreurs, l’équipe de direction a même envisagé de cesser certaines activités.
Notre approche : Transformer la complexité de la TVA en une conformité claire
Chez Easytax, notre intervention commence bien avant la reprise des numéros de TVA du client. Pour nous, l’enregistrement à la TVA n’est jamais une fin en soi. Ce qui compte vraiment, c’est de comprendre ce qui sera déclaré sous ce numéro. Lorsque nous avons examiné pour la première fois les enregistrements existants de l’entreprise, nous avons constaté qu’elle disposait de trois numéros de TVA, dont l’un avait été obtenu sans justification claire. Après une analyse approfondie, nous avons même recommandé de fermer ce numéro s’il n’était pas utilisé afin de simplifier la structure et de réduire les risques. Néanmoins, nous avons pris en compte ce numéro lors de la cartographie de tous les flux de transactions, car notre priorité était d’avoir une vue fidèle et complète de l’entreprise.
Notre processus a débuté par plusieurs appels pour cartographier les flux de l’entreprise, comprendre les mouvements physiques des marchandises, les pratiques de facturation, et les implications TVA de chaque scénario. Une fois les numéros de TVA consolidés et le processus de conformité lancé, nous avons poursuivi avec des réunions vidéo régulières pendant les premiers mois, vérifiant la cohérence des flux et s’assurant que les factures reflétaient fidèlement les opérations sous-jacentes. Cette approche a garanti que rien ne soit déclaré “mécaniquement”, mais plutôt basé sur une compréhension partagée de la chaîne logistique.
Notre accompagnement ne s’arrête pas une fois le contrat signé. Au contraire, on considère ce moment comme le début d’un partenariat. Nous restons étroitement impliqués à long terme, en guidant le client à chaque fois que de nouveaux flux ou cas exceptionnels apparaissent. En aidant à maîtriser le traitement TVA de ses propres opérations, nous rendons le processus de conformité plus accessible et plus fiable, tant pour le client que pour nous-mêmes en tant que partenaires TVA.
Les résultats : du puzzle au processus — parvenir à une clarté opérationnelle et stratégique
La collaboration a rapidement apporté des avantages tangibles. L’entreprise a retrouvé la clarté et la confiance dans ses obligations en matière de TVA dans l’ensemble de l’UE. Pour simplifier les opérations quotidiennes, nous avons mis au point un tableau complet couvrant tous les scénarios de transaction possibles. Ce tableau automatise efficacement le traitement des factures d’achat et de vente: chaque entrée indique clairement le numéro de TVA à utiliser, si la TVA doit être appliquée et comment la transaction doit être traitée à des fins de TVA. Chaque facture n’est plus un casse-tête, il suffit de suivre le tableau.
Sur le plan opérationnel, le client était sur le point d’envisager la fermeture de certains de ses numéros de TVA en raison de la complexité et de l’incertitude auxquelles il était confronté. Aujourd’hui, cette tendance appartient au passé.L’entreprise maîtrise désormais la situation, se sent confiante et est soutenue. Même si les flux de transactions évoluent, le client sait qu’il peut compter sur Easytax dès le début de chaque transaction pour discuter des exigences en matière de TVA et évaluer la faisabilité d’une transaction. Ce soutien proactif permet au client de prendre des décisions éclairées et de se concentrer sur la croissance de l’entreprise plutôt que sur l’incertitude liée à la TVA.
D’un point de vue stratégique, les conseils fournis par Easytax ont créé un cadre sûr qui non seulement protège les opérations existantes mais encourage également le développement de nouvelles activités. Le fait de savoir qu’ils peuvent compter sur nos conseils et notre soutien permet au client d’explorer de nouvelles opportunités tout en restant parfaitement conforme.
La conformité a été assurée, ce qui a réduit l’exposition aux audits ou aux pénalités. Les processus internes ont été simplifiés, ce qui a permis à l’équipe du client de se concentrer sur son cœur de métier plutôt que de s’enliser dans des questions techniques liées à la TVA. Plus important encore, l’entreprise a acquis la capacité d’anticiper et de gérer les flux futurs, en veillant à ce que les risques fiscaux soient traités de manière proactive plutôt que réactive.
Ce qu’il faut retenir : Maîtriser la TVA pour débloquer la croissance des entreprises
Ce cas illustre l ‘importance de la clarté en matière de TVA pour les entreprises qui exploitent des chaînes d’approvisionnement transfrontalières complexes. Sur le plan opérationnel, le client a repris le contrôle des flux de transactions, automatisé le traitement des factures et réduit les erreurs. Sur le plan financier, la récupération de la TVA est assurée et les flux de trésorerie sont optimisés. Sur le plan stratégique, le client aborde désormais les transactions européennes en toute confiance et peut explorer de nouvelles opportunités commerciales, sachant qu’il peut compter sur les conseils d’un expert chaque fois qu’il en a besoin.
Avec le bon partenaire, la conformité à la TVA ne devient pas seulement une obligation mais aussi un moteur d’efficacité, de sécurité et de croissance. Chez Easytax, nous prenons le temps de comprendre les transactions de chaque client et de construire un cadre de conformité durable. Chaque client, quelle que soit sa taille ou sa complexité, reçoit le même soutien attentif, garantissant que chaque transaction est comprise, correctement structurée et entièrement conforme. Cette approche pratique donne aux clients confiance et tranquillité d’esprit, leur permettant de se concentrer sur le développement des affaires plutôt que sur l’incertitude liée à la TVA.
