Qui doit établir des déclarations Intrastat, EC sales lists, EC purchase lists? A partir de quels seuils, pour quels types d’opérations? Ces déclarations sont-elles obligatoires dans tous les Etats membres de l’Union Européenne?
Un rejet de l’exonération de TVA peut-il être encouru si ces obligations ne sont pas établies? Quelles sont les informations à déclarer? Quelles sont les obligations statistiques et fiscales?
Des réponses claires avec nos experts.

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Une obligation née du marché unique européen

Avant 1993, la TVA était liquidée en douane dans le cadre des formalités douanières à chaque importation. Avec la création du marché unique en 1993, le principe de libre-circulation des biens abolit les frontières douanières intérieures, et un régime de TVA intracommunautaire est mis en place, qui met de nouvelles obligations à la charge des opérateurs.

A quoi servent les déclarations intrastat, ESL, DEB et DES ?

Ces déclarations ont deux objectifs différents :

  • Objectif statistique – fiabiliser les statistiques du commerce extérieur des pays membres de l’UE. > c’est l’objet de la déclaration Intrastat.
  • Objectif fiscal – veiller au respect des règles TVA intracommunautaire > C’est l’objet de l’EC Sales List (ESL).

Certains pays ont fusionné ces deux obligations en une seule ; c’est le cas de la France, avec la Déclaration d‘Echanges de Biens (DEB) et la Déclaration Européenne de Services (DES), ou de l’Italie avec l’obligation Repielogho di Scambi di Beni.

La déclaration EC Sales List (ESL) 

Le vendeur de biens ou de services déclare les valeurs des livraisons intracommunautaires de marchandises ou de services et les numéros de TVA intracommunautaires de ses acquéreurs.

Cette obligation fiscale, centralisée à l’échelle de l’Union Européenne par la BREM (Base de Recoupement des Etats Membres), permet des contrôles croisés entre vendeurs et acheteurs afin de s‘assurer que les acheteurs règlent bien la TVA dans l’Etat membre de destination. Il s’agit en particulier de lutter contre la fraude à la TVA intracommunautaire.

La déclaration Intrastat

Les vendeurs et acquéreurs de marchandises, au-delà d’un certain seuil (seuil Intrastat, défini dans chaque pays), doivent déclarer l’ensemble des mouvements taxables et non taxables de marchandises communautaires, ou de marchandises tierces ayant fait l’objet de formalités douanières à l’importation, lorsque ces marchandises circulent entre l’Etat dans lequel ces opérateurs sont identifiés à la TVA et un autre Etat membre de l’Union Européenne.

Les informations servent ici un objectif statistique : quelle marchandise (nomenclature douanière ou intrastat code), quel poids, quelle quantité, quel mode de transport des marchandises, quels régions ou département des Etats membre de départ ou d’arrivée des marchandises, etc.

Référence codes Intrastats / DEB

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Pour vérifier la nomenclature applicable à vos produits, voir notre article Codes DEB & nomenclatures Intrastats.

A qui s'appliquent ces obligations déclaratives?

Ces déclarations sont obligatoires pour les sociétés identifiées à la TVA en Union Européenne pour certaines opérations, et en fonction de certains seuils.

Sociétés établies au sein de l’UE

Les sociétés établies au sein de l’Union européenne et qui réalisent des opérations de flux intracommunautaires de marchandises avec un autre pays membre de l’Union Européenne (achats ou ventes intracommunautaires) doivent faire leurs déclarations  dans leur pays d’établissement, et dans chacun des pays dans lesquels ces flux ont justifié la nécessité d’une immatriculation à la TVA (voir notre article).

Sociétés non établies au sein de l’UE

Une société non établie mais identifiée à la TVA dans un Etat membre peut être redevable de la déclaration intrastat et de la déclaration EC SALES LIST pour ses opérations avec d’autres entités identifiées à la TVA au sein de l’UE, par exemple :

  • des opérations de livraisons ou acquisitions intracommunautaires et/ou des transferts de stocks à partir d’une plateforme de stockage
  • des ventes à distance / E-commerce
  • certaines des opérations de transformation de marchandises
  • des opérations liées à un chantier BTP
  • des opérations de livraisons avec montage

Les déclarations intrastats sont obligatoires pour les opérateurs lorsque des seuils de chiffres d’affaires sont atteints au cours de la période définie dans chaque pays (année civile courante ou précédente) :

  • à l’introduction (entrée sur le territoire de l’Etat membre concerné)
  • à l’expédition (sortie du territoire de l’Etat membre concerné).
Mise à jour des seuils DEB, DES, Intrastats
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Pour vérifier les seuils déclenchant l’obligation de déclaration Intrastat dans chaque pays, voir notre article Seuils DEB, DES, Intrastats en Europe. Il est mis à jour chaque année.

Comment faire ses déclarations Intrastat, ESL, DEB ou DES ?

Auprès de qui faire ses déclarations ?

Les déclarations doivent être effectuées dans chacun des pays dans lesquels une société est identifiée à la TVA. Dans la grande majorité des Etats membres :

  • la déclaration EC Sales List est une annexe des déclarations de TVA et est donc à déposer auprès de l’administration fiscale locale.
  • la déclaration Intrastat est à déposer auprès de l’administration douanière locale.

Les procédures de dépôt des déclarations intrastat sont différentes d’un Etat membre à un autre.

  • Dans certains Etats membres, un certificat électronique est nécessaire pour déposer les déclarations intrastat. En Espagne par exemple, pour une société non établie dans ce pays, une demande de certificat électronique doit être faite en se déplaçant en personne dans un consulat espagnol, muni de divers documents concernant la société.
  • Dans d’autres Etats membres comme l’Allemagne, un identifiant différent du numéro de TVA intracommunautaire est exigé (« Steuernummer ») pour pouvoir déposer les déclarations INTRASTAT.
  • Les formats de fichiers et les logiciels peuvent différer d’un Etat membre à l’autre.
  • Enfin, pour certains Etats membres, des identifiants et mots de passe sont demandés, alors que pour d’autres, l’envoi de la déclaration Intrastat par e-mail est suffisante.
  • En France, la Douane offre un outil dématérialisé pour adresser vos DEB sur son site internet prodouane

Selon quel calendrier ?

Les déclarations Intrastat, ESL, DEB et DES sont généralement mensuelles, dans certains pays elles sont trimestrielles ou annuelles.
Les dates de dépôt varient d’un pays à l’autre (elles peuvent aller du 10 au 24 du mois). 

Quelles sont les opérations à déclarer ?

Les flux intracommunautaires couverts par les déclarations sont toutes les acquisitions intracommunautaires et livraisons intracommunautaires (et transferts assimilés), mais aussi les flux tels que les retours, remplacements, travaux à façon, biens gratuits par exemple.
Ne sont pas concernées les importations en provenance de pays tiers, et les exportations vers ces mêmes pays.
Concernant les flux intracommunautaires, on parle d’expédition ou d’introduction (et non exportation ou importation).

Les types d’opérations à déclarer sur les déclarations intrastat dépendent des législations et doctrines de chacun des Etats membres.

  • Ainsi les retours de marchandises suite à des livraisons ou acquisitions intracommunautaires sont à déclarer sur les déclarations intrastat en France (dénommées Déclarations d’Echanges de Biens).
  • Le nombre de données à déclarer sur les déclarations intrastat dépendent, pour certains Etats Membres, des volumes d’introduction et d’expédition réalisés.
  • Les déclarations intrastat de la France, la Belgique, le Luxembourg et l’Autriche passent ainsi à un niveau détaillé lorsqu’un certain seuil est dépassé.
  • Dans certains Etats membres comme la Belgique, l’Espagne et la Portugal la déclaration intrastat doit faire apparaître l’incoterm (conditions de ventes internationales) pour chaque opération déclarée.
  • Les déclarations intrastat des Pays-Bas, de l’Espagne et de l’Autriche doivent faire apparaître la valeur statistique (« valeur frontière » des marchandises).

Quelles sont les sanctions en cas d’erreur ou d’omission ?

Chaque pays a établi un système de sanctions assez lourdes en cas de non-respect de ces obligations :

  • En cas de non-respect des dates de dépôt d’Intrastat, les Etats membres appliquent des sanctions plus ou moins sévères (de 75 € à 50 000 €). Par exemple, les amendes peuvent atteindre jusque 1500€ par mois pour les DEB en France.
  • Depuis l’application des « Quick Fixes » en 2020, une société qui n’a pas établi ses EC Sales List encourt un rejet de l’exonération de TVA.

Les déclarations sont-elles les mêmes selon les pays ?

Les formats, les modalités, les structures des déclarations varient fortement d’une Etat à l’autre, de même que les données à déclarer et les périodicités des dates de dépôt. Pour exemple, concernant les déclarations Intrastats, les points qui varient sont :

  • Le nombre et la nature des données à déclarer
  • Les types d’opérations à déclarer
  • Les procédures de dépôt
  • Les dates de dépôts.

Pourquoi faire appel à un
représentant fiscal ?

Un représentant fiscal qui traite vos déclarations Intrastats, ESL, DEB et DES sécurise vos déclarations, réduit le risque de sanctions face à la complexité et à la volatilité des réglementations nationales, et soulage vos services comptables d’une obligation mensuelle très contraignante.

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