Certains de vos achats, frais ou dépenses sont soumis à une TVA étrangère.  Pouvez-vous récupérer cette TVA? Comment demander le remboursement dans chacun des pays? Y a-t-il des délais à respecter pour ces demandes de remboursement de TVA? Quelles sont les formalités et les justificatifs à fournir? Dans quel cas désigner un représentant fiscal?
Petit guide à l’usage des entreprises.

Récupérer la TVA en Europe : les conditions

Votre entreprise souhaite récupérer la TVA dans un Etat membre de l’Union européenne.  Vous devez vous poser 2 questions.

Votre entreprise réalise-t-elle des opérations imposables dans cet Etat ?

Vous ne pouvez demander un remboursement de TVA dans un Etat membre de l’Union Européenne que dans le cas où vous ne réalisez pas d’opération imposable dans cet Etat.
En effet, si vous réalisez des opérations imposables dans cet Etat, vous devez
vous y identifier à la TVA , et la TVA supportée sur vos achats pourra être déduite sur les déclarations de TVA que vous déposerez  selon les règles applicables dans cet Etat.

Les opérations concernées sont-elles « déductibles » ?

Le droit à remboursement de TVA n’est ouvert que pour les opérations considérées comme « déductibles » dans l’Etat membre  de l’Union européenne où le remboursement est demandé. 

Attention: les exclusions du droit à déduction qui existent dans un Etat membre n’existent peut-être pas dans un autre Etat-membre.
La France, par exemple, n’accorde pas la déduction de TVA sur les voitures de tourisme, alors que l’Allemagne le fait. La France accorde la récupération de TVA sur les dépenses de restauration, ce qui n’est pas le cas en Belgique.

Les différentes catégories de dépenses qui peuvent être concernées par la récupération de TVA sont les suivantes :

  • Récupération de TVA sur les véhicules et les dépenses relatives aux véhicules (péages routiers, carburant, ..) et les locations de voitures ou autres moyens de transports, les frais de taxi et de transports en commun (voir notre guide secteur: TVA et transports)
  • TVA sur les droits d’entrée des salons, congrès & spectacles
  • Remboursements de TVA sur les hébergements
  • Alimentation, boissons et services de restauration
  • Divers.

L’étude des frais récupérables peut donc s’avérer complexe. Contactez un consultant.

Comment demander un remboursement de TVA en Europe ?

Les modalités diffèrent selon  que votre entreprise est établie, ou non, dans l’Union européenne – c’est à dire qu’elle y possède une structure juridique ou pas.

Votre entreprise est établie dans l’Union européenne :

Le mécanisme intra-communautaire des remboursements de TVA est précisé par la directive 2008/9/CE. Une procédure électronique pour accélérer le remboursement a été mise en place le 1er janvier 2010.

  • Vous gagnerez à confier cette démarche à un mandataire fiscal, qui maîtrise parfaitement les conditions du droit à déduction pour chacun des Etats membres et pourra, le cas échéant, relancer ou répondre aux demandes des services fiscaux des Etats membres concernés.

Votre entreprise est établie hors de l’Union européenne :

Vous aurez droit à vous faire rembourser la TVA que vous supportez en Union Européenne si des accords de réciprocité existent entre votre pays et les Etats concernés au sein de l’Union européenne.

  • Vous êtes dans l’obligation de désigner un représentant fiscal établi dans les Etats concernés pour procéder à ces demandes de remboursement.

Quels délais pour vos remboursements de TVA ? 

Délais et minimas pour vos demandes de remboursements:

Les demandes de remboursement annuelles doivent être introduites au maximum le 30 septembre de l’année suivant les dépenses. Ces demandes peuvent être également déposées trimestriellement.

Des montants minimums existent pour introduire la demande : 400 € pour toute demande portant sur une période de 3 mois à moins d’un an, et 50 € pour toute demande correspondant à une année civile.

Délais d’instruction & de paiement de la TVA:

L’Etat membre auprès duquel est effectué votre demande de remboursement dispose d’un délai de 4 mois pour donner sa décision.

Ce délai est prolongé de 2 mois s’il a réclamé des documents originaux.

Sa décision sera notifiée à l’entreprise par voie électronique ou postale. En cas d’acceptation de la demande, l’administration effectuera un virement dans un délai de dix jours ouvrables.

Rejet des demandes:

La société peut recevoir un avis de rejet du dossier de remboursement. Il faudra alors examiner la raison de ce refus et soumettre à nouveau un dossier conforme.

Les raisons peuvent être par exemple: 

  • date de dépôt de la demande dépassée,
  • facture non conforme (partie facturée erronée ou incomplète, numéro de TVA non valide, taux de TVA et/ou le montant de la TVA manquant ou erronée), document d’importation non conforme, etc.

Quels justificatifs pour récupérer la TVA en Europe?

Les documents justificatifs tels que les factures et autres documents commerciaux sont nécessaires  lorsque le montant hors taxes est supérieur à 1000€, ou 250€ lorsqu’ils concernent l’achat de carburant.

Attention, les services fiscaux des Etats membres  peuvent formuler diverses demandes au requérant (factures ou documents commerciaux originaux, demandes de précisions sur la nature des dépenses par exemple). La société dispose de 30 jours pour répondre à ce type de demandes.

Et pour les pays hors UE ?

Pour obtenir un remboursement de TVA ou taxe assimilée dans un pays tiers, vous devez dans la plupart des cas y désigner un représentant fiscal. Consultez-nous.

Pourquoi faire appel à un
représentant fiscal ?

Les conditions de déductibilité de la TVA des administrations diffèrent dans chaque Etat de l’Union européenne. Ne restez pas impuissants face aux délais, questions, inerties de certaines administrations.

Faire appel à un représentant ou un mandataire vous permettra de sécuriser :

  • l’analyse de vos opérations et leur éligibilité à déduction
  • le calcul des montants de TVA / taxes à récupérer dans chaque Etat membre de l‘Union Européenne
  • la validation de la conformité des factures et autres documents
  • le dépôt des demandes de remboursement
  • le suivi auprès des services fiscaux
  • le suivi des demandes de renseignements complémentaires
  • la contestation d’un éventuel rejet des services fiscaux.
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